Spring til indhold

Eventstyring til kultur

Hele kulturproduktionen – samlet ét sted

Acta Cultura giver biblioteker, kulturhuse og kulturproducenter overblik fra sæsonplan og budget til vagter, opgaver og afvikling på dagen. Så kan I bruge tiden på oplevelserne i stedet for regnearkene.

Book en uforpligtende gennemgang Se hvad den kan
  • Bygget til danske kulturinstitutioner
  • Data i Danmark
  • App til medarbejdere og frivillige

Mere tid til oplevelserne, mindre til administrationen

Ét sted til program, vagter, opgaver og budget – i stedet for regneark og mailtråde.

Alle ved, hvad der skal ske, hvornår og hvem der tager sig af hvad.

Overblik over økonomien på event, sæson og kampagne, mens det sker.

Funktioner

Alt det, der får et arrangement til at lykkes

Fra idé til afviklet event

Hvert event følger en arbejdsgang, I selv sætter op: idé, planlagt, offentliggjort, afholdt og evalueret. Den interne planlægning er adskilt fra de offentlige tekster, så I kan arbejde i fred, til alt er klar.

  • Egne eventstatusser og kategorier
  • Offentlige events flyder automatisk til jeres hjemmeside
  • Evalueringsark med QR-kode og resultater i procent

Sæsoner, kampagner og økonomi

Events tilknyttes automatisk den rigtige sæson ud fra datoen. Sæt budget for sæson og kampagne, angiv forventede indtægter, og følg balancen, mens udgifterne løber ind.

  • Budget og forventet balance på event, sæson og kampagne
  • Billetkapacitet og solgte billetter pr. event
  • Fælles kalender over events, opgaver og vagter

Vagtplan, der passer sig selv

Opret vagter til jeres events, og lad medarbejdere og frivillige tage dem, bytte med hinanden eller bede om at blive fri. Eller tildel vagten direkte til en bestemt person. Ledelsen godkender, og alle får besked.

  • Ledige vagter først til mølle – eller tildelt direkte
  • Vagtbytte og afslag med godkendelse
  • Automatiske påmindelser før vagten

Opgaveboard

Fordel opgaver i kolonner, sæt deadlines, og saml chat, delopgaver og filer ved hver opgave.

Beskedcenter

Samtaler, udsendelser og @-omtaler samlet som en messenger – uden at fylde indbakken.

Eventafvikling på dagen

Værten ser tid, sted, udstyr, dokumenter og huskeliste ét sted og krydser af undervejs.

Lokaler, udstyr og tjeklister

Byg en bank af steder, udstyr og skabeloner, som kan genbruges fra event til event.

Roller og adgang

Ledere, bookere og udførende ser kun det, de skal bruge. Én rolle pr. bruger – enkelt at overskue.

Mails og notifikationer

Vælg selv, hvad systemet sender, og lad hver bruger tilpasse sine egne beskeder.

Sådan virker det

Kom i gang på en eftermiddag

  1. 1

    Sæt rammen

    Opret roller, brugere, kategorier og de statusser, jeres events skal igennem.

  2. 2

    Planlæg sæsonen

    Læg events, vagter og opgaver ind, og sæt budget for sæson og kampagner.

  3. 3

    Afvik og evaluer

    Teamet følger planen i app og browser, og evalueringen viser, hvad I skal gøre igen.

Appen

Alt til eventet ligger i lommen

Medarbejdere og frivillige får en app til iOS og Android, så de kan handle med det samme – også backstage og i foyeren.

Se appen i en gennemgang
  • Se og tag ledige vagter, byt med en kollega
  • Følg egne opgaver, skift status og skriv i chatten
  • Få push, når en vagt eller opgave er tildelt
  • Huskeliste og dokumenter til eventet på dagen

Til hvem

Lavet til dem, der får kultur til at ske

Biblioteker

Forfatteraftener, børnearrangementer og workshops på flere filialer – med fælles opgaver og vagter på tværs.

Kulturhuse og spillesteder

Sæsonprogram, mange vagter og tydelig økonomi pr. event og kampagne.

Formidlere og producenter

Et lille team med mange bolde i luften får struktur uden tungt system.

Data og sikkerhed

Jeres data bliver i Danmark

Alle data ligger på servere i Ballerup (2750) og forlader ikke landet – en stor sikkerhedsfordel, når I arbejder med kollegers og frivilliges oplysninger.

Hostet i Ballerup

Servere i Danmark, så data ikke sendes til udlandet.

Databehandleraftale

Vi indgår selvfølgelig en databehandleraftale med jer.

Adskilt pr. organisation

Hver organisation har sin egen database og sine egne brugere.

Spørgsmål

Ofte stillede spørgsmål

Hvad er Acta Cultura?

Acta Cultura er et dansk eventsystem til kulturinstitutioner. Det samler sæsonplan, events, vagter, opgaver, beskeder og økonomi ét sted, så I slipper for regneark, mailtråde og løse lister.

Hvem er systemet til?

Biblioteker, kulturhuse, spillesteder, festivaler og små og mellemstore kulturproducenter og formidlere – alle der afvikler mange arrangementer med både ansatte og frivillige.

Skal medarbejdere og frivillige installere noget?

Systemet virker i browseren. Derudover er der en app til iOS og Android, hvor medarbejdere og frivillige kan tage og bytte vagter, se opgaver, skrive i chatten og få push-beskeder.

Kan vi vise vores events på vores egen hjemmeside?

Ja. Events, der er markeret som offentliggjorte, kan udstilles automatisk til jeres hjemmeside via et XML-feed og API, så I kun skriver teksterne ét sted.

Kan vi selv bestemme roller, statusser og felter?

Ja. I opretter selv roller og adgang, eventstatusser, kategorier, dokumenttyper og de tekstfelter, der skal bruges. Systemet tilpasses jeres arbejdsgang – ikke omvendt.

Hvor ligger vores data?

Dataene ligger på servere i Ballerup (2750), så de ikke forlader Danmark. Det er en stor sikkerhedsfordel. Hver organisation har sin egen adskilte database, og vi indgår selvfølgelig en databehandleraftale med jer. Læs mere under Data og privatliv i bunden af siden.

Hvordan kommer vi i gang?

Skriv til os, så viser vi systemet med udgangspunkt i jeres egen hverdag og hjælper jer i gang med opsætningen.

Lad os vise, hvordan det kan se ud hos jer

Skriv til os, så gennemgår vi Acta Cultura med udgangspunkt i jeres egne events og hjælper jer i gang.

Book en uforpligtende gennemgang

eller skriv til kontakt@actacultura.dk